Erfahren Sie, wie Sie ein wirksames LkSG-Beschwerdeverfahren entwickeln, das Hinweisgeber unterstützt, meldende Personen schützt, Beschwerden über Lieferanten professionell bearbeitet und die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht entlang der gesamten Lieferkette stärkt.

Zugängliche Meldekanäle sind nur der Ausgangspunkt. Sobald eine Beschwerde eingereicht wurde, benötigt das Unternehmen einen dokumentierten Prozess, der eine einheitliche, vertrauliche und faire Bearbeitung gewährleistet. Ohne klar definierte Verantwortlichkeiten können Meldungen zwischen verschiedenen Abteilungen weitergeleitet werden, ohne dass geeignete Maßnahmen erfolgen. Dadurch können sich bestehende Schäden verschärfen und die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen erhöhen.

Beschwerde entgegennehmen und Eingang bestätigen

Jede Meldung sollte sicher erfasst und mit einer vertraulichen Fallnummer versehen werden. Die Dokumentation sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

• Datum der Meldung
• Verwendeter Meldekanal
• Betroffener Lieferant
• Beschreibung des Anliegens
• Bevorzugte Sprache der meldenden Person
• Unmittelbare Sicherheits- oder Schutzrisiken

Nach § 8 LkSG muss der Eingang der Beschwerde bestätigt und der Sachverhalt mit der meldenden Person erörtert werden. Unternehmen können außerdem ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung anbieten.

Interne Bearbeitungs- und Reaktionszeiten sollten realistisch festgelegt und in der veröffentlichten Verfahrensordnung verständlich erläutert werden.

Erste Bewertung durchführen

Die fallbearbeitende Person sollte zunächst prüfen, ob sich die Meldung auf ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bezieht, das vom LkSG erfasst wird.

Bei der ersten Bewertung sollten insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Schwere und Dringlichkeit des Vorwurfs
• Fortdauer des schädigenden Verhaltens
• Risiko möglicher Vergeltungsmaßnahmen
• Bestehende Interessenkonflikte
• Unmittelbarer Schutzbedarf
• Zuständigkeit eines anderen Verfahrens

Eine Beschwerde sollte nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil die meldende Person keine vollständigen Beweise vorlegen kann. Beschäftigte haben häufig keinen Zugang zu Verträgen, Lieferantendokumenten oder anderen internen Nachweisen.

Fällt eine Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens, sollte das Unternehmen die Entscheidung nachvollziehbar erläutern und die betroffene Person nach Möglichkeit an eine andere geeignete Stelle oder einen passenden Meldekanal verweisen.

Sachverhalt untersuchen und klären

Die Untersuchung kann unter anderem folgende Maßnahmen umfassen:

• Gespräche und Interviews
• Prüfung von Dokumenten
• Auswertung von Lieferantenunterlagen
• Analyse bisheriger Auditergebnisse
• Einbeziehung lokaler Fachkenntnisse

Die meldende Person sollte die Möglichkeit erhalten, ihr Anliegen näher zu erläutern und das gewünschte Ergebnis zu beschreiben.

Der Einkauf kann den Prozess durch Informationen über Eigentumsverhältnisse, Unterauftragnehmer, frühere Vorfälle und wirtschaftliche Abhängigkeiten unterstützen. Die Abteilung, die für die Auswahl oder Betreuung des betreffenden Lieferanten verantwortlich ist, sollte die Untersuchung jedoch nicht allein kontrollieren.

Die wirtschaftliche Bedeutung eines Lieferanten darf nicht zu einer geringeren Prüfungstiefe oder zu Druck führen, einen Fall möglichst schnell zu schließen.

Informationen sollten ausschließlich nach dem Need-to-know-Prinzip weitergegeben werden. Bevor ein Vorwurf gegenüber einem Lieferanten offengelegt wird, muss geprüft werden, ob dadurch die Identität der meldenden Person bekannt werden oder ein Risiko von Vergeltungsmaßnahmen entstehen könnte.

Geeignete Maßnahmen vereinbaren und umsetzen

Wird ein Risiko oder eine Verletzung bestätigt, muss das Unternehmen geeignete Präventions- oder Abhilfemaßnahmen festlegen.

Abhängig vom jeweiligen Sachverhalt können dazu gehören:

• Nachzahlung einbehaltener oder nicht gezahlter Löhne
• Erstattung unzulässiger Vermittlungs- oder Rekrutierungsgebühren
• Verbesserung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes
• Beendigung diskriminierender Praktiken
• Beseitigung oder Verringerung von Umweltverschmutzungen
• Erstellung eines Korrekturmaßnahmenplans für den Lieferanten
• Durchführung einer gezielten Prüfung oder Bewertung
• Verpflichtung zu Veränderungen auf Managementebene

Die meldende Person sollte, soweit angemessen und möglich, in die Entwicklung der Lösung einbezogen werden. Eine Maßnahme, die aus Sicht der Unternehmenszentrale angemessen erscheint, muss nicht zwangsläufig den tatsächlichen Schaden beheben, den Beschäftigte oder betroffene Gemeinschaften erfahren haben.Procurement & Vendor Management (LkSG)

Die sofortige Beendigung einer Lieferantenbeziehung sollte nicht automatisch erfolgen. Ein Abbruch der Geschäftsbeziehung kann dazu führen, dass das Unternehmen seinen Einfluss verliert und sich die Situation für die betroffenen Beschäftigten weiter verschlechtert.

Die Reaktion sollte daher verhältnismäßig, risikobasiert und darauf ausgerichtet sein, Schäden zu verhindern, zu beenden oder zumindest zu minimieren.

Beschwerdemanagement mit dem Lieferantenrisikomanagement verknüpfen

Ein wirksames Beschwerdemanagement sollte nicht getrennt von Beschaffung und Lieferantenmanagement betrieben werden. Beschwerden können auf Risiken hinweisen, die durch Fragebögen, Zertifizierungen oder planmäßige Audits nicht erkannt werden.

Mögliche Feststellungen umfassen unter anderem nicht offengelegte Unterauftragsvergaben, übermäßige Arbeitszeiten, unzulässige Rekrutierungsgebühren, unsichere Arbeitsbedingungen, Lohnvorenthaltung, Diskriminierung, Umweltverschmutzung sowie eine unzureichende Überwachung der Lieferanten.

Glaubwürdige Hinweise sollten in das Lieferantenrisikomanagement einfließen. Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise die Anpassung der Risikoklassifizierung eines Lieferanten, die Durchführung eines gezielten Audits, die Anforderung zusätzlicher Nachweise, die Erstellung eines Maßnahmenplans zur Behebung festgestellter Mängel (Corrective Action Plan, CAP) oder die Eskalation des Sachverhalts.

Der Mechanismus muss auch indirekte Lieferanten umfassen. Nach § 9 LkSG können tatsächliche Anhaltspunkte, die das mögliche Vorliegen einer Verletzung bei einem indirekten Lieferanten erkennen lassen, eine substantiierte Kenntnis begründen. In diesem Fall muss das Unternehmen eine anlassbezogene Risikoanalyse durchführen und geeignete Präventions- sowie Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Die Beschaffungsfunktion sollte außerdem prüfen, ob das einkaufende Unternehmen selbst zur Entstehung des Problems beigetragen hat. Unrealistische Lieferfristen, kurzfristige Änderungen von Bestellungen oder Preise, die keine rechtmäßigen Arbeitsbedingungen ermöglichen, können Lieferanten unter Druck setzen. Die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht kann daher auch Anpassungen der eigenen Beschaffungspraktiken erfordern  und nicht ausschließlich Anforderungen an die Lieferanten.

Governance und unabhängige Fallbearbeitung etablieren

Das Beschwerdemanagement bezieht mehrere Abteilungen ein, dennoch müssen die Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt bleiben. Eine geeignete Governance-Struktur kann unter anderem eine verantwortliche Person aus der Geschäftsleitung, den Menschenrechtsbeauftragten, Compliance, Recht, Einkauf, ESG, Datenschutz, interne Revision, lokale operative Einheiten sowie eine unabhängige Ombudsperson umfassen.

Eine Verantwortlichkeitsmatrix sollte klar festlegen, wer Beschwerden entgegennimmt, Untersuchungen durchführt, mit Lieferanten kommuniziert, Abhilfemaßnahmen genehmigt und deren Umsetzung überwacht.

Die mit der Fallbearbeitung betrauten Personen müssen unabhängig und unparteiisch handeln. Mögliche Interessenkonflikte sollten vor Beginn einer Untersuchung identifiziert werden. Eine Person aus dem Einkauf, die einen wichtigen Lieferantenvertrag ausgehandelt hat, sollte nicht allein darüber entscheiden, ob die erhobenen Vorwürfe bestätigt werden können.

Wirksamkeit des Beschwerdemechanismus messen

Eine funktionierende Hotline bedeutet nicht automatisch, dass der Beschwerdemechanismus wirksam ist. Unternehmen sollten sowohl die operative Leistungsfähigkeit als auch die Erfahrungen der Nutzerinnen und Nutzer bewerten.

Geeignete Kennzahlen können unter anderem sein:

• Anzahl und Art der Beschwerden
• Betroffene Länder, Standorte und Lieferantenstufen
• Genutzte Meldekanäle
• Zeit bis zur Eingangsbestätigung und zum Abschluss eines Falls
• Anteil der Fälle, die zu Abhilfemaßnahmen führen
• Fristgerecht abgeschlossene Korrekturmaßnahmen
• Wiederholt auftretende Beschwerden
• Vorwürfe oder Hinweise auf Vergeltungsmaßnahmen
• Bekanntheitsgrad und Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer

Eine geringe Anzahl von Beschwerden ist kein Beleg für eine starke ESG-Compliance. Sie kann vielmehr auf eine geringe Bekanntheit, eingeschränkte Zugänglichkeit oder mangelndes Vertrauen in das Verfahren hinweisen.

§ 8 LkSG verlangt, dass die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen überprüft wird, wenn mit einer wesentlich veränderten oder erweiterten Risikolage gerechnet werden muss.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Zu den häufigsten Schwachstellen gehören:

• Ein internes Hinweisgebersystem lediglich umzubenennen, ohne es an externe Nutzerinnen und Nutzer anzupassen
• Nur einen digitalen Meldekanal bereitzustellen
• Informationen in zu wenigen Sprachen anzubieten
• Untersuchungen durch kommerzielle Abteilungen mit möglichen Interessenkonflikten kontrollieren zu lassen
• Vorwürfe weiterzuleiten, ohne zuvor mögliche Vergeltungsrisiken zu bewerten
• Fälle abzuschließen, bevor die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen überprüft wurde
• Beschwerden zu ignorieren, die indirekte Lieferanten betreffen
• Den Erfolg ausschließlich anhand der Anzahl eingegangener Beschwerden zu messen

Diese Schwachstellen können durch klare Governance-Strukturen, eine unabhängige Fallbearbeitung, leicht zugängliche Meldekanäle und die Einbeziehung potenzieller Nutzerinnen und Nutzer reduziert werden.

Warum diese Kompetenzen für eine Karriere im Einkauf wichtig sind

Beschwerdeverfahren nach dem LkSG erfordern Fachkräfte, die rechtliches Verständnis mit praktischen Kenntnissen im Einkauf und Lieferantenmanagement verbinden können.

Zu den relevanten Kompetenzen gehören:

• Menschenrechtliche Sorgfaltspflichten
• Bewertung von Lieferantenrisiken
• Ersteinschätzung und Priorisierung von Beschwerden
• Koordination von Untersuchungen
• Überwachung von Korrektur- und Abhilfemaßnahmen
• Kommunikation mit relevanten Interessengruppen
• ESG-Dokumentation

Diese Kompetenzen sind insbesondere für Einkaufsmanager, Lieferantenmanager, Lieferantenrisikoanalysten, Compliance-Beauftragte, ESG-Manager sowie für Fachkräfte relevant, die in den deutschen Arbeitsmarkt für Einkauf und Compliance einsteigen möchten.

Der Kurs Beschaffungs- und Lieferantenmanagement (LkSG) vermittelt strukturierte Kenntnisse über das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, die Analyse von Lieferantenrisiken, Präventions- und Abhilfemaßnahmen, Vertragsgestaltung, Audits, Überwachung sowie Beschwerdeverfahren.

Abschließende Gedanken

Ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem LkSG ist mehr als eine Hotline, eine E-Mail-Adresse oder ein Hinweisgeberportal. Es ist ein strukturierter Prozess, der es betroffenen Personen ermöglicht, Bedenken sicher zu melden, Unternehmen bei der Identifizierung verborgener Risiken unterstützt und glaubwürdige Informationen mit Präventions- und Abhilfemaßnahmen verbindet.

Das Verfahren sollte die tatsächlichen Lebens- und Arbeitsbedingungen von Beschäftigten bei Lieferanten, lokalen Gemeinschaften und anderen potenziellen Nutzerinnen und Nutzern berücksichtigen. Gleichzeitig muss es in das Einkaufsmanagement, die Lieferantenüberwachung und das Risikomanagement der Lieferkette integriert sein.

Wenn Beschwerden unabhängig bearbeitet werden und die daraus gewonnenen Erkenntnisse Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen, Lieferantenkontrollen und Korrekturmaßnahmen haben, wird das Verfahren zu mehr als einer gesetzlichen Verpflichtung. Es entwickelt sich zu einem Frühwarn- und Lernsystem, das die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht entlang der gesamten Lieferkette stärkt und fundiertere Beschaffungsentscheidungen ermöglicht.