Um den ROI einer KI-Initiative zu berechnen, ziehen Sie ihre Gesamtkosten vom finanziellen Nutzen ab. Anschließend teilen Sie das Ergebnis durch die Gesamtkosten und multiplizieren es mit 100. Kosten und Nutzen müssen denselben Zeitraum betreffen. Prognostizierte Ergebnisse sollten Sie getrennt von tatsächlich erzielten Ergebnissen ausweisen.
Der Return on Investment, kurz ROI, beschreibt den finanziellen Nettonutzen im Verhältnis zu den Kosten einer Investition.
KI-ROI (%) = [(finanzieller Nutzen − Gesamtkosten der Initiative) ÷ Gesamtkosten der Initiative] × 100
Die Rechnung ist einfach. Verlässliche Eingangsgrößen zu ermitteln, erfordert mehr Sorgfalt. Eingesparte Zeit schafft beispielsweise zusätzliche Arbeitskapazität. Sie senkt aber nicht automatisch Ausgaben oder erhöht den Gewinn.
Stellen Sie sich eine Abteilung vor, die einen KI-Assistenten für Entwürfe von Kundenantworten nutzt. Die Entwürfe entstehen schneller, doch Beschäftigte prüfen weiterhin jede Antwort. Bevor die Abteilungsleitung den Einsatz ausweitet, muss sie feststellen, wie viel Zeit nach dieser Prüfung tatsächlich eingespart wird, welche Gesamtkosten entstehen und ob die Verbesserung einen messbaren finanziellen Nutzen erzielt.
Für Geschäftsleitungen, Abteilungsleitungen und Verantwortliche für Transformationsprogramme verbindet eine aussagekräftige ROI-Bewertung betriebliche Nachweise mit einer Investitionsentscheidung. Sie sollte erklären, was sich verändert hat, wie daraus Nutzen entsteht und welche Annahmen unsicher bleiben.
Legen Sie Investitionsumfang und Bewertungszeitraum fest
Beginnen Sie mit einem konkreten Arbeitsablauf und einem definierten Geschäftsergebnis. „Mit KI produktiver werden“ ist zu allgemein für eine belastbare Berechnung.
Halten Sie fest:
- Welcher Prozess verändert wird.
- Welche Beschäftigten und Tätigkeiten einbezogen werden.
- Welches Geschäftsergebnis erwartet wird.
- Mit welcher Alternative die Initiative verglichen wird.
- Welcher Zeitraum bewertet wird.
- Wer für die Nutzenrealisierung und die finanzielle Prüfung verantwortlich ist.
Als Vergleich kann der bestehende Prozess oder eine andere vorgeschlagene Lösung dienen. Verwenden Sie eine einheitliche Vergleichsbasis. Wechseln Sie nicht zwischen unterschiedlichen Ausgangswerten, um jeweils das günstigste Ergebnis zu erhalten.
Unterscheiden Sie außerdem zwischen dem prognostizierten ROI, der auf geschätzten Kosten und Nutzenwerten beruht, und dem tatsächlich erzielten ROI, der beobachtete Ergebnisse und eine dokumentierte Bewertungsmethode verwendet.
Weiterführende Entscheidungen zu Geschäftszielen, der Auswahl von Anwendungsfällen und der organisatorischen Vorbereitung behandelt der Hauptartikel Strategie zur KI-Einführung: Ein praktischer Fahrplan für Führungskräfte.
Erfassen Sie die Ausgangsleistung vor der Veränderung
Ein Ausgangswert hält fest, wie der Prozess vor der geplanten Veränderung funktioniert. Ohne diese Vergleichsbasis können Sie bessere Ergebnisse beobachten, ohne den Umfang der Verbesserung zuverlässig zu bestimmen.
Messen Sie die Arbeit, die das KI-System tatsächlich unterstützen soll. Bearbeitet es einfache Anfragen, dürfen Sie die gemessene Zeitersparnis nicht auf komplexe Beschwerden übertragen, die das System nicht bearbeiten kann.
| Ausgangskennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Umfang der geeigneten Tätigkeiten | Wie viel Arbeit vom System profitieren könnte |
| Arbeitszeit je abgeschlossener Aufgabe | Bisheriger Aufwand für eine vergleichbare Tätigkeit |
| Prüf- und Korrekturzeit | Aufwand über die erste Bearbeitung hinaus |
| Fehler- oder Ablehnungsquote | Ob die Ergebnisse die Anforderungen erfüllen |
| Relevante Ausgaben | Welche Ausgaben sich verändern könnten |
| Aufgabenkomplexität | Ob tatsächlich vergleichbare Tätigkeiten betrachtet werden |
Wählen Sie einen Zeitraum, der die relevante Arbeitsbelastung abbildet, und dokumentieren Sie ungewöhnliche Bedingungen. Eine ruhige Woche entspricht möglicherweise weder dem späteren Auftragsvolumen noch der Zusammensetzung der Aufgaben.
Die APQC-Empfehlungen zur Messung von KI-Nutzen und Produktivität verknüpfen Ausgangswerte vor der KI-Einführung mit zurechenbaren Prozessveränderungen und belegten Geschäftsergebnissen. Qualität und Nacharbeit werden dabei gemeinsam mit der Produktivität betrachtet.
Kann Ihre Organisation diese Kennzahlen nicht erfassen, sollten Sie diese Lücke klären, bevor Sie präzise Renditen angeben. Datenverfügbarkeit und Messmöglichkeiten gehören zu den Voraussetzungen, die im ergänzenden Beitrag KI-Bereitschaft prüfen: Ist Ihre Organisation auf KI vorbereitet? behandelt werden.
Berücksichtigen Sie die vollständigen Einführungs- und Betriebskosten
Lizenzgebühren sind nur ein Teil der Investition. Umsetzung, interner Arbeitsaufwand, Aufsicht und Wartung können das Ergebnis wesentlich beeinflussen.
Prüfen Sie alle relevanten Kostenkategorien:
| Kostenkategorie | Beispiele |
|---|---|
| Vorbereitung | Prozessanalyse, Datenaufbereitung und Beschaffung |
| Umsetzung | Integration, Konfiguration, Tests und Einführung |
| Beschäftigte und Nutzung | Schulungen, interne Projektarbeit und Änderungen der Arbeitsabläufe |
| Technischer Betrieb | Lizenzen, nutzungsabhängige Gebühren, Speicherung und verbundene Dienste |
| Aufsicht | Überwachung, Bewertung, menschliche Prüfung und Wartung |
| Fehler und Änderungen | Korrekturen, Bearbeitung von Vorfällen und wesentliche Aktualisierungen |
Unterscheiden Sie zusätzliche zahlungswirksame Ausgaben von zugerechneten internen Ressourcenkosten. Die Projektzeit vorhandener Beschäftigter hat einen wirtschaftlichen Wert, auch wenn sich ihre Gehälter nicht verändern. Geben Sie an, ob Ihre Bewertung nur Zahlungsströme oder zusätzlich den Wert interner Ressourcen berücksichtigt.
Wenden Sie diese Grundlage konsequent an. Ist die Prüfzeit bereits in der gemessenen Differenz des Arbeitsaufwands zwischen altem und neuem Prozess enthalten, dürfen Sie ihren Wert nicht zusätzlich als separate Kosten abziehen.
Dokumentieren Sie bei gemeinsam genutzter Infrastruktur eine Kostenverteilung nach Nutzung oder einer anderen sachgerechten Grundlage. Ordnen Sie nicht jeder Initiative die vollständigen Plattformkosten zu.
Die AWS-Erläuterungen zur Berechnung des KI-ROI behandeln die Zuordnung von Ausgaben zu einzelnen Anwendungsfällen und die Berücksichtigung unterstützender Dienste. Sie unterscheiden außerdem Kosten je Ergebnis und ROI: Die Kosten eines brauchbaren Ergebnisses sagen noch nicht aus, welchen finanziellen Wert dieses Ergebnis hat.
Nehmen Sie Einführungskosten in einen Zeitplan auf, damit erkennbar ist, wann sie entstehen. Die übergeordnete Umsetzungsplanung behandelt der bereits veröffentlichte ergänzende Beitrag 🟩 So erstellen Sie einen Fahrplan für die KI-Einführung in Ihrer Organisation.
Trennen Sie finanziellen Nutzen von frei werdender Arbeitskapazität
Eine Initiative kann die Arbeit verbessern, ohne unmittelbar zahlungswirksame Einsparungen zu erzielen. Unterscheiden Sie die Nutzenarten, damit die finanzielle Berechnung nachvollziehbar bleibt.
Tatsächliche Ausgabenreduzierungen
Dabei handelt es sich um belegte Ausgabenreduzierungen, beispielsweise geringere Zahlungen für Überstunden oder niedrigere Gebühren für externe Bearbeitung.
Prüfen Sie, ob die Ausgaben wegen der Initiative gesunken sind oder aufgrund eines geringeren Arbeitsvolumens beziehungsweise einer anderen Veränderung. Dokumentieren Sie die Nachweise und den betrachteten Zeitraum.
Belegbar vermiedene Kosten
Kostenvermeidung betrifft Ausgaben, die ohne die Initiative entstanden wären. Zusätzliche Arbeitskapazität könnte beispielsweise eine dokumentierte externe Beauftragung überflüssig machen.
Die Vergleichsannahme muss glaubwürdig sein. Eine mögliche künftige Ausgabe ohne unterstützende Planung ist eine schwache Grundlage für die Behauptung eines tatsächlich erzielten Nutzens. Benennen Sie die Nachweise für die ansonsten erwarteten Ausgaben und kennzeichnen Sie unsichere Schätzungen.
Zusätzlicher finanzieller Beitrag
Unterstützt KI zusätzliche Verkäufe oder Leistungen, berechnen Sie den zurechenbaren finanziellen Nutzen nach Abzug der damit verbundenen zusätzlichen Kosten.
Der Umsatz allein kann den Nutzen überzeichnen. Zusätzliche Verkäufe können Kosten für Lieferung, Betreuung oder andere Leistungen verursachen. Die Finanzfunktion sollte festlegen, welche Kosten berücksichtigt werden und wie der verbleibende Beitrag berechnet wird.
Frei werdende Arbeitskapazität und nichtfinanzielle Verbesserungen
Eingesparte Zeit kann Beschäftigten ermöglichen, mehr Aufgaben zu erledigen, Verzögerungen zu reduzieren oder andere Verantwortung zu übernehmen. Multiplizieren Sie eingesparte Stunden mit einem Personalkostensatz, erhalten Sie eine Schätzung des Kapazitätswerts. Damit ist keine tatsächliche Personalkosteneinsparung nachgewiesen.
Dokumentieren Sie, wie die frei werdende Kapazität genutzt wird. Entsteht daraus zusätzliche wirtschaftlich nutzbare Arbeit, bewerten Sie deren Ergebnis anhand geeigneter Nachweise. Verbessert sich die Servicequalität, ohne dass ihr finanzieller Wert zuverlässig bestimmt werden kann, weisen Sie diese Verbesserung gesondert aus.
Zählen Sie nicht sowohl den Wert der frei gewordenen Stunden als auch den daraus entstandenen Geschäftsnutzen, wenn beide dieselbe Verbesserung abbilden.
Berechnen Sie den KI-ROI anhand eines Beispiels
Die folgenden Zahlen sind hypothetisch. Sie veranschaulichen die Berechnung und stellen weder einen Vergleichsmaßstab noch ein Ergebnis eines GCI-Kunden dar.
Angenommen, eine Organisation bewertet einen festgelegten Verwaltungsablauf über dessen erstes Jahr. Die Bewertung ermittelt getrennte, der Initiative zurechenbare Vorteile durch geringere Überstundenzahlungen und vermiedene Ausgaben für externe Bearbeitung.
| Position im ersten Jahr | Beispielbetrag |
|---|---|
| Umsetzung und Vorbereitung | 12.000 € |
| Betriebskosten einschließlich Prüfung und Wartung | 18.000 € |
| Gesamtkosten der Initiative | 30.000 € |
| Nachgewiesene Reduzierung bezahlter Überstunden | 24.000 € |
| Belegbar vermiedene Ausgaben für externe Bearbeitung | 18.000 € |
| Gesamter finanzieller Nutzen | 42.000 € |
| Finanzieller Nettonutzen | 12.000 € |
| ROI im ersten Jahr | 40 % |
Die Berechnung lautet:
(42.000 € − 30.000 €) ÷ 30.000 € × 100 = 40 %
Auf der angegebenen Bewertungsgrundlage erzielt die Initiative damit einen finanziellen Nettonutzen von 12.000 € bei Gesamtkosten von 30.000 €.
Diese Einordnung setzt voraus, dass sich die beiden Nutzenkategorien nicht überschneiden, die Ausgabenveränderungen der Initiative zurechenbar sind, alle relevanten Kosten berücksichtigt werden und sämtliche Angaben denselben Zeitraum betreffen.
Berechnen Sie die Amortisationsdauer gesondert
Die Amortisationsdauer bezeichnet den Zeitraum, bis die kumulierten Nettozahlungsüberschüsse die anfängliche Auszahlung ausgleichen.
Für eine vereinfachte Berechnung nehmen Sie an, dass das Beispiel ab dem Start monatlich 3.500 € zahlungswirksamen Nutzen erzielt und 1.500 € laufende zahlungswirksame Betriebskosten verursacht. Der monatliche Nettozahlungsüberschuss beträgt 2.000 €.
12.000 € anfängliche Auszahlung ÷ 2.000 € monatlicher Nettozahlungsüberschuss = sechs Monate
Diese Schätzung setzt voraus, dass der Nutzen sofort eintritt und konstant bleibt. Dauert die Einführung länger oder schwankt der Nutzen, verwenden Sie eine monatliche Übersicht der Zahlungsströme.
Der einfache ROI berücksichtigt außerdem nicht, wann Zahlungsströme auftreten. Bei umfangreichen mehrjährigen Investitionen kann zusätzlich eine Berechnung mit abgezinsten Zahlungsströmen erforderlich sein. Dabei wird der Zeitpunkt künftiger Zahlungen berücksichtigt.
Prüfen Sie, welcher Anteil der Verbesserung auf KI zurückzuführen ist
Ein Vorher-nachher-Vergleich kann eine Veränderung zeigen. Er belegt für sich allein jedoch nicht, dass KI die gesamte Veränderung verursacht hat.
Nachfrage, Personalbesetzung, Prozessänderungen oder andere Software können dieselben Ergebnisse beeinflussen. Dokumentieren Sie diese Faktoren, statt jede Verbesserung der KI-Initiative zuzurechnen.
Vergleichen Sie nach Möglichkeit ähnliche Gruppen oder führen Sie das System schrittweise ein. Verwenden Sie einheitliche Kennzahlendefinitionen und berücksichtigen Sie Unterschiede in der Aufgabenkomplexität.
Ein Vergleich zwischen KI-unterstützten Routineanfragen und manuell bearbeiteten komplexen Fällen würde beispielsweise ein verzerrtes Bild der Produktivität ergeben. Aussagekräftiger ist der Vergleich ähnlicher Tätigkeiten einschließlich Prüf- und Korrekturaufwand.
Sind belastbarere Vergleiche nicht möglich, erläutern Sie diese Einschränkung. Eine gemessene Verbesserung mit unsicherer Zurechnung darf nicht als präzise nachgewiesener KI-Nutzen dargestellt werden.
Auch Ergebnisse aus Pilotprojekten benötigen eine Einordnung. Eine kleine Gruppe erfahrener Nutzer bildet möglicherweise weder die gesamte Belegschaft noch die Arbeitsbelastung oder den Unterstützungsbedarf eines breiteren Einsatzes ab.
Messen Sie Nutzung, Qualität und Kosten im laufenden Betrieb
Die Wirtschaftlichkeitsbewertung beschreibt zunächst eine Erwartung. Laufende Messungen zeigen, ob die Initiative diese Erwartung erfüllt.
Verwenden Sie eine überschaubare Anzahl von Kennzahlen mit benannten Verantwortlichen und zugänglichen Nachweisen:
| Kennzahl | Nachweisquelle | Mögliche Verantwortung |
|---|---|---|
| Anteil geeigneter Aufgaben, die mit KI bearbeitet werden | Aufzeichnungen zum Arbeitsablauf | Prozessverantwortliche |
| Tatsächliche Bearbeitungszeit einschließlich Prüfung | Aufgabenbezogene Zeitmessung | Operativer Bereich |
| Fehler- und Nacharbeitsquote | Qualitätsprüfungen | Qualitätsverantwortliche |
| Ausgaben der Initiative | Rechnungen und interne Kostenaufzeichnungen | Finanzfunktion |
| Tatsächlich erzielter finanzieller Nutzen | Nachweise zu Ausgaben und zusätzlichen Beiträgen | Fachverantwortliche und Finanzfunktion |
Nutzung allein belegt keinen Nutzen. Beschäftigte können ein System häufig verwenden, ohne Aufwand zu reduzieren oder Ergebnisse zu verbessern. Umgekehrt kann eine geringe Nutzung erklären, warum prognostizierte Vorteile ausbleiben.
Betrachten Sie Qualität und Produktivität gemeinsam. Eine schnellere erste Bearbeitung kann zusätzliche Korrekturen, Eskalationen oder nachgelagerte Fehler verursachen. Zuständigkeiten für Prüfungen und zulässige Einsatzgrenzen gehören zu den Strukturen im Beitrag KI-Governance: Was Führungskräfte im Unternehmen festlegen sollten.
Vereinbaren Sie Prüftermine und konkrete Anlässe für eine Neubewertung. Wesentliche Änderungen bei Nutzung, Preisen, System oder Einsatzzweck können eine aktualisierte Berechnung erfordern.
Entscheiden Sie anhand der Ergebnisse über Fortführung, Anpassung oder Beendigung.
Die Bewertung sollte eine Entscheidung ermöglichen, statt bei einem Prozentwert zu enden.
Weitere Investitionen können gerechtfertigt sein, wenn Nachweise den Nutzen, die Qualität und die betrieblichen Voraussetzungen stützen. Eine Ausweitung benötigt dennoch eine Kosten-Nutzen-Bewertung, die zum größeren Umfang passt.
Bleiben Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück, ermitteln Sie die Ursache. Geringe Nutzung, übermäßiger Prüfaufwand und steigende Betriebskosten verlangen unterschiedliche Maßnahmen.
Prüfen Sie, wie sich die Rechnung unter plausiblen Bedingungen verändert:
- Weniger geeignete Aufgaben oder geringere Nutzung.
- Höherer Korrektur- und Prüfaufwand.
- Später eintretender Nutzen.
- Steigende Betriebskosten.
- Ein geringerer zurechenbarer finanzieller Beitrag.
Diese Szenarien zeigen, welche Annahmen das Ergebnis besonders beeinflussen. Sie helfen außerdem zu unterscheiden, ob eine Initiative angepasst werden sollte oder ihr erwarteter Nutzen nicht ausreichend belegt ist.
Es gibt keinen allgemeingültigen Prozentsatz für einen guten KI-ROI. Berücksichtigen Sie die Investitionskriterien Ihrer Organisation, verfügbare Alternativen, Unsicherheit und den Bewertungszeitraum.
Ein positiver ROI belegt nicht, dass der Betrieb rechtmäßig oder vertretbar ist. Ein negatives Ergebnis im ersten Jahr kann Anlass für eine längerfristige Bewertung sein. Auch künftige Vorteile benötigen jedoch Nachweise und klare Annahmen.
Bereiten Sie Führungskräfte auf KI-Investitionsentscheidungen vor.
Verlässliche Investitionsentscheidungen erfordern die Zusammenarbeit zwischen Fachverantwortlichen, Finanzfunktion, technischen Teams und den für die Aufsicht zuständigen Personen.
Der GCI-Kurs Digital Transformation & AI Adoption for Leaders behandelt damit verbundene Führungsthemen. Dazu gehören geschäftlicher Nutzen, KI-Strategie und Einführungsplanung, Umsetzungsverfahren, Governance, Vorbereitung der Belegschaft und verantwortungsvolle Ausweitung des KI-Einsatzes.
Diese Themen unterstützen die organisatorische Arbeit hinter einer Wirtschaftlichkeitsbewertung. Das veröffentlichte Curriculum nennt kein eigenständiges Modul zur ROI-Berechnung. Der Kurs sollte deshalb nicht als spezialisierte Schulung zur Finanzmodellierung eingeordnet werden.
Gleichen Sie die Kursinhalte mit dem Vorbereitungsbedarf Ihres Teams in KI-Strategie, Umsetzung, Governance und verantwortungsvoller Ausweitung ab, bevor Sie sich für eine Anmeldung entscheiden.