Erfahren Sie, ob ein Verhaltenskodex für Lieferanten oder Vertragsklauseln im Rahmen des LkSG besser funktionieren. Lernen Sie, wie Beschaffungsteams beide Instrumente kombinieren können, um die Lieferanten-Compliance zu stärken, Risiken zu steuern, Audits zu unterstützen und die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette zu verbessern.

Vertragsklauseln können Beschaffungsteams klarere Rechte und Pflichten geben. Eine detaillierte Formulierung verbessert jedoch nicht automatisch die Leistung von Lieferanten. Bleiben die Anforderungen ausschließlich in der Rechtsabteilung des Lieferanten, verstehen operative Teams und Unterauftragnehmer möglicherweise nicht, was konkret von ihnen erwartet wird.

Zu weit gefasste Klauseln können zudem die Lieferantenbeziehung belasten. Anforderungen, die jede Stufe der Lieferkette, unbegrenzte Informationspflichten oder uneingeschränkte Auditrechte umfassen, können Vertragsverhandlungen verzögern und insbesondere kleinere Unternehmen unverhältnismäßig stark belasten.

Die offizielle BAFA-Handreichung zur Zusammenarbeit in der Lieferkette stellt klar, dass Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG weiterhin selbst für die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten verantwortlich bleiben. Sie können Lieferanten einbeziehen, dürfen jedoch nicht die vollständige rechtliche Verantwortung auf diese übertragen. Anforderungen an Lieferanten sollten daher risikobasiert, angemessen und tatsächlich erforderlich sein.

Vertragsklauseln funktionieren am besten, wenn sie klar kommuniziert, realistisch umsetzbar und mit geeigneten Überwachungsmaßnahmen verbunden sind. Eine Klausel, die weder erklärt noch durchgesetzt wird, kann ein falsches Gefühl von Sicherheit erzeugen.

Lieferantenkodex vs. Vertragsklauseln: Direkter Vergleich

Ein Lieferantenkodex ist besonders wirkungsvoll, wenn ein Unternehmen einen einheitlichen Compliance-Mindeststandard für alle Lieferanten schaffen möchte.

Vertragsklauseln sind stärker, wenn die Beschaffung messbare Pflichten, Nachweise, Auditrechte, Meldefristen oder konkrete Rechtsfolgen benötigt.

Für die meisten LkSG-relevanten Lieferantenbeziehungen ist es am wirksamsten, den Lieferantenkodex, die Vertragsklauseln und den Lieferantenmanagementprozess miteinander zu verbinden.

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Kontrollen an das Lieferantenrisiko anpassen

Das Risikomanagement sollte bestimmen, wie umfassend die jeweiligen Anforderungen ausgestaltet werden. Beschaffungsteams sollten dabei das Land, die Branche, die Beschäftigtenstruktur, das Produkt, den Einsatz von Unterauftragnehmern, die strategische Bedeutung des Lieferanten sowie bekannte Vorfälle berücksichtigen.

Lieferanten mit geringerem Risiko

Ein verhältnismäßiger Ansatz kann einen standardisierten Verhaltenskodex für Lieferanten, eine grundlegende Überprüfung, eine allgemeine Compliance-Klausel sowie regelmäßige Neubewertungen umfassen. Intensive Audits sind möglicherweise nicht erforderlich, wenn keine wesentlichen Risikoindikatoren vorliegen.

Eine Einstufung als Lieferant mit geringerem Risiko sollte jedoch nicht dauerhaft bestehen bleiben. Änderungen am Standort, an den Eigentumsverhältnissen, am Produktionsmodell, an den Unterauftragsstrukturen oder am betrieblichen Umfeld des Lieferanten können neue Risiken entstehen lassen. Lieferantenprofile sollten daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Lieferanten mit mittlerem Risiko

Geeignete Maßnahmen können die formelle Einbeziehung des Verhaltenskodexes, einen gezielten Fragebogen, die Anforderung von Nachweisen, Lieferantenschulungen, Meldepflichten bei Vorfällen sowie einen Prozess für Korrekturmaßnahmen umfassen.

Beispielsweise kann die Beschaffung Nachweise zu Arbeitssicherheit, Umweltgenehmigungen, Rekrutierungspraktiken oder Mitarbeiterschulungen anfordern. Die Art der verlangten Nachweise sollte sich am tatsächlichen Risiko orientieren und nicht lediglich deshalb erhoben werden, weil die Informationen verfügbar sind.

Lieferanten mit höherem Risiko oder kritische Lieferanten

Strengere Kontrollen können lieferantenspezifische Vertragsanlagen, klar definierte Informations- und Auditrechte, Anforderungen an Unterlieferanten, Fristen für Korrekturmaßnahmen, eine verstärkte Überwachung sowie eine Eskalation an die Unternehmensleitung umfassen.

Bei einem strategisch kritischen Lieferanten kann zusätzlich eine Planung zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität erforderlich sein. Eine sofortige Vertragsbeendigung ist möglicherweise nicht immer realistisch oder sinnvoll, insbesondere wenn ein Rückzug die negativen Auswirkungen auf Beschäftigte oder lokale Gemeinschaften verstärken könnte. Beschaffungs-, Rechts- und Compliance-Teams sollten daher einen verantwortungsvollen Eskalationsprozess festlegen.

Das Ziel besteht nicht darin, jedem Lieferanten die strengsten Vertragsbedingungen aufzuerlegen. Vielmehr sollen Maßnahmen ausgewählt werden, die geeignet sind, die tatsächlich identifizierten Risiken wirksam zu adressieren.

Die Übersetzung eignet sich für einen professionellen Blogbeitrag, einen Kursinhalt oder eine LkSG-orientierte Beschaffungsrichtlinie.

Das empfohlene mehrstufige Lieferanten-Compliance-Modell

Ein wirksames System verbindet Richtlinien, Verträge, Lieferanteneinbindung und Nachweise.

1. Unternehmensweite Erwartungen festlegen

Die Menschenrechtsstrategie, die Umweltverpflichtungen und die Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens sollten dessen grundlegende Position definieren. Interne Teams, die Lieferanten auswählen und betreuen, müssen diese Erwartungen verstehen.

Beschäftigte im Einkauf sollten außerdem wissen, wie sich diese Verpflichtungen auf die Bewertung von Ausschreibungen, die Lieferantenauswahl, Preisentscheidungen und Vertragsverlängerungen auswirken.

2. Einen klaren Verhaltenskodex für Lieferanten erstellen

Der Kodex sollte die unternehmerischen Verpflichtungen in konkrete Standards für Lieferanten übersetzen. Diese sollten Arbeitsrechte, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Diskriminierung, Korruption und Beschwerdekanäle abdecken.

Die Sprache sollte auch für Personen ohne juristische Vorkenntnisse verständlich sein. Wenn Lieferanten international tätig sind, können Übersetzungen oder erläuternde Leitlinien erforderlich sein.

3. Den Kodex korrekt einbeziehen

Die Vereinbarung sollte klarstellen, ob der Kodex Bestandteil des Vertrags ist, welche Version gilt und welches Dokument Vorrang hat, wenn sich Bestimmungen widersprechen.

Dies ist wichtig, weil Unternehmen häufig mehrere Dokumente gleichzeitig verwenden, darunter Rahmenverträge, Einkaufsbedingungen, Lieferantenhandbücher und Nachhaltigkeitsrichtlinien. Eine unklare Dokumentenhierarchie kann bei Audits, Streitigkeiten oder Gesprächen über Korrekturmaßnahmen zu Unsicherheiten führen.

4. Risikospezifische Klauseln ergänzen

Zusätzliche Klauseln können den Informationsaustausch, die Meldung von Vorfällen, Audits, Korrekturmaßnahmen, Unterauftragsvergabe und Eskalation regeln. Sie sollten das tatsächliche Lieferantenrisiko widerspiegeln und nicht auf einer einheitlichen Standardvorlage beruhen.

Ein risikoreicher Produktionslieferant kann beispielsweise detaillierte Vorgaben zu Arbeitssicherheit und Unterauftragsvergabe benötigen, während für einen risikoarmen professionellen Dienstleister möglicherweise eine allgemeine Compliance-Klausel ausreicht.

5. Lieferanten schulen und unterstützen

Lieferanten benötigen möglicherweise übersetzte Dokumente, Leitfäden, Workshops oder Vorlagen, insbesondere wenn die Anforderungen ihnen bislang unbekannte menschenrechtliche oder umweltbezogene Kontrollen betreffen.

Die Schulungen sollten erklären, warum die Anforderungen wichtig sind, welche Nachweise erwartet werden, wer Vorfälle melden soll und wie der Auftraggeber auf festgestellte Probleme reagieren wird.

6. Überprüfen und verbessern

Die Überprüfung kann Selbstauskünfte, Dokumentenprüfungen, Zertifizierungen, Feedbackkanäle für Beschäftigte, Remote-Prüfungen oder Vor-Ort-Audits umfassen. Werden Probleme festgestellt, sollte der Einkauf die Ursachen untersuchen, Korrekturmaßnahmen vereinbaren und deren Ergebnisse überprüfen.

Dieses Modell entspricht § 6 LkSG. Danach gelten insbesondere die Berücksichtigung menschenrechts- und umweltbezogener Erwartungen bei der Lieferantenauswahl, vertragliche Zusicherungen, Schulungen und angemessene vertragliche Kontrollmechanismen als Präventionsmaßnahmen gegenüber unmittelbaren Zulieferern. Außerdem sind regelmäßige Wirksamkeitsüberprüfungen erforderlich.

Beschaffungs- und Lieferantenmanagement nach dem LkSG

Wesentliche Themen für Vertragsklauseln mit Lieferanten

Vertragsformulierungen erfordern eine rechtliche Prüfung. Fachkräfte im Einkauf sollten jedoch die wichtigsten Kategorien solcher Klauseln verstehen.

Geltungsbereich und Definitionen

Es sollte festgelegt werden, welche Lieferanten, Standorte, Dienstleistungen, Produkte und Standards erfasst sind. Klare Definitionen helfen, Streitigkeiten darüber zu vermeiden, ob eine bestimmte Anforderung anwendbar ist.

Einbeziehung des Verhaltenskodexes

Es sollte ausdrücklich geregelt werden, ob der Verhaltenskodex für Lieferanten vertraglich einbezogen wird, welche Version gilt und wie Widersprüche zwischen verschiedenen Dokumenten gelöst werden.

Informationen und Nachweise

Es sollte definiert werden, welche Informationen angefordert werden dürfen und wie Vertraulichkeit, Datenschutz und wirtschaftlich sensible Informationen geschützt werden.

Meldung von Vorfällen

Es sollte erläutert werden, welche Vorfälle gemeldet werden müssen, an wen die Meldung zu richten ist und innerhalb welcher Frist sie erfolgen muss. Das Verfahren sollte sowohl bestätigte Verstöße als auch schwerwiegende Verdachtsfälle umfassen, die untersucht werden müssen.

Audit und Überprüfung

Der Umfang des Audits, die Ankündigungsfrist, die Zugangsrechte, die Vertraulichkeit und das weitere Vorgehen sollten klar geregelt werden. Auditrechte sollten verhältnismäßig sein und risikobasiert ausgeübt werden.

Korrekturmaßnahmen

Verantwortlichkeiten, Fristen, Nachweisanforderungen und Wirksamkeitskontrollen sollten festgelegt werden. Lieferanten sollten verstehen, wie Feststellungen abgeschlossen werden und wann weitere Eskalationsmaßnahmen erfolgen können.

Management von Unterlieferanten

Lieferanten sollten verpflichtet werden, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Standards entlang der weiteren Lieferkette zu kommunizieren, ohne unrealistische Garantien zu verlangen.

Eskalation und Abhilfemaßnahmen

Es sollte ein strukturiertes Vorgehen vorgesehen werden, das je nach Situation Untersuchungen, Verbesserungspläne, zusätzliche Überwachung, eine vorübergehende Aussetzung der Geschäftsbeziehung und gegebenenfalls einen verantwortungsvollen Rückzug umfasst.

Diese Klauseln schaffen nur dann einen tatsächlichen Mehrwert, wenn Einkauf, Rechtsabteilung, Vertragsmanagement und Compliance gemeinsam festlegen, wer sie nach der Vertragsunterzeichnung praktisch anwendet.

Wie Beschaffungs- und Vertragsmanagement-Software unterstützen kann

Beschaffungssoftware kann die Lieferantenregistrierung, Vorprüfung, Fragebögen, Nachweiserfassung und Auditplanung unterstützen. Vertragsmanagement-Software kann Klauselbibliotheken verwalten, Änderungen nachverfolgen, Abweichungen dokumentieren und Teams auf Vertragsverlängerungen oder noch offene Verpflichtungen hinweisen.

Ein vernetztes Lieferantenmanagementsystem kann unter anderem folgende Informationen anzeigen:

• Die jeweils geltende Version des Verhaltenskodexes
• Vertragliche Verpflichtungen
• Den Abschluss von Lieferantenschulungen
• Offene Auditfeststellungen
• Fristen für Vorfallmeldungen
• Den Fortschritt von Korrekturmaßnahmen
• Termine für Vertragsverlängerungen
• Zuständige interne Verantwortliche

Dadurch entsteht eine klarere Verbindung zwischen dem Lieferantenvertrag und dem täglichen Lieferantenmanagement.

Technologie sollte die professionelle Beurteilung unterstützen, sie jedoch nicht ersetzen. Ein ausgefüllter Fragebogen beweist keine sicheren Arbeitsbedingungen, und eine automatisierte Risikobewertung kann nicht das vollständige Bild der Lieferantenaktivitäten vermitteln. Digitale Werkzeuge sind besonders wertvoll, wenn sie Dokumente mit Verantwortlichen, Fristen, Nachweisen und Entscheidungen verknüpfen.

Häufige Fehler in der Beschaffung, die vermieden werden sollten

Ein häufiger Fehler besteht darin, von allen Lieferanten unabhängig von ihrem Risiko die Zustimmung zu denselben Klauseln zu verlangen. Ein weiterer Fehler ist die Annahme, ein unterzeichneter Verhaltenskodex sei bereits ein vollständiger Nachweis für Compliance.

Weitere typische Schwachstellen sind:

• Fehlende Festlegung, welches Dokument Vorrang hat
• Vereinbarung von Auditrechten, die anschließend nie genutzt werden
• Durchführung von Audits ohne Nachverfolgung der Korrekturmaßnahmen
• Fehlende Prüfung, ob der Lieferant die Anforderungen realistisch erfüllen kann
• Unzureichende Dokumentation risikobasierter Entscheidungen
• Anforderung von Informationen, ohne deren Zweck zu erläutern
• Nutzung der Vertragsbeendigung als automatische erste Reaktion

Auch die kommerziellen Einkaufspraktiken des Unternehmens sind von Bedeutung. Unrealistische Lieferfristen, kurzfristige Auftragsänderungen und übermäßiger Preisdruck können zu schlechten Arbeitsbedingungen beitragen. Erwartungen an Lieferanten sind glaubwürdiger, wenn das eigene Beschaffungsverhalten des Auftraggebers deren Umsetzung unterstützt.

Ein Vertrag kann beispielsweise sichere Arbeitszeiten verlangen, während der Auftraggeber gleichzeitig wiederholt dringende Auftragsänderungen vornimmt, die übermäßige Überstunden erforderlich machen. Wirksame Sorgfaltspflichten erfordern daher, dass Unternehmen nicht nur die Dokumente ihrer Lieferanten prüfen, sondern auch ihre eigenen Beschaffungs- und Einkaufsentscheidungen hinterfragen.Beschaffungs- und Lieferantenmanagement (LkSG)

Warum diese Kompetenzen auf dem deutschen Arbeitsmarkt wichtig sind

Moderne Beschaffungsrollen verbinden zunehmend kommerzielle Verhandlungen, Lieferantenmanagement, Risikomanagement und Compliance. Fachkräfte können bei der Lieferantenaufnahme, Risikobewertung, Vertragsprüfung, Durchführung von Audits und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen mitwirken.

Diese Kompetenzen sind unter anderem für folgende Berufsgruppen relevant:

• Strategische Einkäufer
• Beschaffungsspezialisten
• Vendor Manager
• Vertragsmanager
• Category Manager
• Analysten für Lieferantenrisiken
• Lieferantenauditoren
• Spezialisten für Supply-Chain-Compliance
• Manager für nachhaltige Beschaffung
• LkSG-Koordinatoren

Fachkräfte müssen keine Volljuristen sein, um wirksam zu diesen Aufgaben beizutragen. Sie sollten jedoch den wirtschaftlichen Zweck von Lieferantenklauseln verstehen, erkennen können, wann rechtliche Beratung erforderlich ist, und wissen, wie vertragliche Verpflichtungen in operative Kontrollen umgesetzt werden müssen.

Fachkräfte und Arbeitssuchende können diese Kompetenzen im Kurs Beschaffungs- und Lieferantenmanagement (LkSG)  aufbauen. Der Kurs behandelt risikobasierte Beschaffung, Sorgfaltspflichten in der Lieferkette, Lieferantenverträge und Verhaltenskodizes, Überwachung, Audits, Beschwerdemechanismen und Dokumentation. Er eignet sich für erfahrene Fachkräfte, Einsteiger und Quereinsteiger, die praxisnahes Wissen in den Bereichen Beschaffung und Compliance erwerben möchten.

Abschließende Bewertung: Was funktioniert am besten?

Für die meisten Lieferantenbeziehungen funktioniert weder ein Verhaltenskodex für Lieferanten noch eine Vertragsklausel isoliert am besten.

Ein Verhaltenskodex für Lieferanten schafft eine einheitliche Grundlage und hilft Lieferanten, die menschenrechtlichen, umweltbezogenen und ethischen Erwartungen des Unternehmens zu verstehen. Vertragsklauseln übertragen relevante Erwartungen in konkrete Pflichten, Informationsrechte, Kontrollmechanismen und Folgen. Schulungen, Lieferanteneinbindung, Überwachung und Korrekturmaßnahmen bestimmen letztlich, ob diese Dokumente tatsächlich wirksame Ergebnisse erzielen.

Für Lieferanten mit geringerem Risiko können ein standardisierter Verhaltenskodex und verhältnismäßige Kontrollen ausreichen. Lieferanten mit höherem Risiko benötigen in der Regel detailliertere Klauseln, umfassendere Nachweise und eine engere Überwachung. Die Anforderungen sollten stets mit dem identifizierten Risiko und der Einflussmöglichkeit des Unternehmens auf den Lieferanten verknüpft sein.

Der beste Ansatz ist daher ein mehrstufiges Modell:

1. Klare unternehmensweite Erwartungen festlegen.
2. Diese Erwartungen durch einen Verhaltenskodex für Lieferanten kommunizieren.
3. Den Kodex in die Geschäftsbeziehung einbeziehen.
4. Lieferantenspezifische Vertragsklauseln ergänzen, wenn die Risiken dies rechtfertigen.
5. Lieferanten und zuständige Beschäftigte schulen.
6. Die Umsetzung überwachen und Nachweise aufbewahren.
7. Probleme durch Korrekturmaßnahmen und verantwortungsvolle Eskalation behandeln.

Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Unterschriften zu sammeln oder den längsten Vertrag zu erstellen. Vielmehr soll ein praktisches System geschaffen werden, das Risiken identifiziert, Verantwortlichkeiten klärt, Verbesserungen unterstützt und nachweist, dass die Maßnahmen wirksam sind.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zu Beschaffung und Compliance und stellt keine Rechtsberatung dar. Vertragsformulierungen sollten entsprechend der jeweiligen Lieferantenbeziehung, den identifizierten Risiken und dem anwendbaren Recht geprüft werden.

Diese Version kann direkt mit dem zuvor verfassten ersten Teil kombiniert werden, nachdem der vorläufige Übergangssatz am Ende dieses Abschnitts entfernt wurde.

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist ein Verhaltenskodex für Lieferanten?

Ein Verhaltenskodex für Lieferanten legt die ethischen, menschenrechtlichen, umweltbezogenen und Compliance-bezogenen Standards fest, die Lieferanten einhalten sollen.

2. Sind Vertragsklauseln für Lieferanten rechtlich bindend?

Ja. Vertragsklauseln sind grundsätzlich rechtlich bindend, wenn sie ordnungsgemäß vereinbart und in den Lieferantenvertrag einbezogen wurden.

3. Kann ein Verhaltenskodex für Lieferanten Vertragsklauseln ersetzen?

Nicht immer. Ein Verhaltenskodex vermittelt allgemeine Erwartungen, während Vertragsklauseln konkrete Pflichten, Kontrollen und Konsequenzen festlegen.

4. Welche Option funktioniert im Rahmen des LkSG am besten?

In der Regel funktioniert ein kombinierter Ansatz am besten: Ein Verhaltenskodex für Lieferanten legt gemeinsame Standards fest, während Vertragsklauseln risikospezifische Verpflichtungen regeln.

5. Reicht ein unterzeichneter Lieferantenkodex für die LkSG-Compliance aus?

Nein. Unternehmen benötigen zusätzlich Risikobewertungen, Lieferantenüberwachung, Schulungen, Korrekturmaßnahmen und eine dokumentierte Nachverfolgung.